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Livro Caixa Digital do Produtor Rural – Tudo que você precisa saber

Origem do Livro Caixa Digital do Produtor Rural

No mês de novembro de 2018 foi publicada Diário Oficial da União , a instrução Normativa RFB nº 1.848 que instituiu o Livro Caixa Digital do Produtor Rural ( LCDPR ). A documentação da Receita Federal quantos aos procedimentos de geração do LCDPR foi atualizada pela última vez em 14/12/2018.

Esta norma pode ser consultada através deste endereço.

Que produtores deverão gerar o LCDPR ?

Esta medida, obriga a todos os produtores que tiverem gerado uma renda igual ou superior a R$ 7.200.000,00 ( sete mihões e duzentos mil Reais ) no ano de 2019, a já a partir deste ano , a escriturarem todo o movimento envolvendo as receitas, as despesas de custeio, os investimentos e demais valores que integram a atividade usando os padrões de informações definidos pela Receita Federal para envio dos arquivos em abril de 2020. Este valor limite havia sido definido inicialmente em R$ 3.600.000,00 ( tres milhões e seiscentos mil Reais ) tendo sido então ajustado posteriromente de forma excepcional para este primeiro ano da escrituração.

Para o próximo ano, este limite passa a ser de 4,8 milhões de Reais.

A escrituração deve ser feita ao nível de cada propriedade.

A partir de quando ?

Todo o movimento ocorrido já a partir de janeiro/2019, deverá ser escriturado, para apresentação a Receita Federal em 2020 seguindo o prazo da declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física. Assim é importante estar preparado já a partir deste início de ano para que as informações possam desde já estarem organizadas de forma compatível com a geração do arquivo do ano de 2019.

A estrutura do arquivo a ser enviado para o LCDPR segue a mesma linha de layout que os arquivos atualmente definidos para os arquivos do SPED muito embora, sejam mais simples devido ao escopo mais restrito das informações a serem enviadas.

A documentação disponibilizada pela Receita Federal quanto ao layout das informações e orientações quanto ao preenchimento das mesmas se encontram disponíveis neste endereço.

Após a geração do arquivo, o mesmo deverá ser assinado digitalmente para seu envio a Receita Federal.

Estrutura do arquivo a enviar

O layout definido pela Receita Federal segue a mesma linha da estrutura dos arquivos atualmente gerados no SPED Fiscal onde há um bloco de abertura, um ou mais blocos intermediários e um bloco de encerramento.

Bloco 0

Neste bloco estarão os parâmetros da apuração e informações identificando o produtor, suas propriedades, condôminos que exploram os imóveis em conjunto com o produtor declarante e a identificação de suas contas bancárias.

Bloco Q

Neste bloco estará todo o movimento das receitas e despesas ocorridas a nível de cada operação de pagamento ou recebimento realizada. As informações a serem escrituradas são :

A data da entrada ou saída dos recursos.
A identificação da propriedade onde ocorreu a operação.
A conta bancária onde ocorreu a movimentação.
O número do documento.
O tipo de documento ( nota fiscal, fatura, recibo, contrato, etc )
Um texto com o histórico da transação.
O CNPJ ou CPF da empresa ou pessoa associada a operação.
O tipo de lançamento a partir de uma tabela de classificações definida pela Receita.
O valor da entrada de recursos
O valor da saída de recursos
O saldo

Fechando o bloco Q estará um registro com um sumário dos valores movimentados no mês e o saldo no final do mês.

Bloco 9

Este bloco deverá conter informações relacionadas a quantidade total de registros enviados em todo o arquivo.

Conclusões

A Receita Federal vem gradativamente expandindo e sofisticando seus mecanismos de coleta de dados dos contribuintes em todos os setores da economia.

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, é hoje uma realidade que torna a Receita Federal do Brasil uma das mais eficientes do mundo na utilização de recursos tecnológicos para controlar a arrecadação.

A NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ), a NFC-e ( Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor Final ) e o CT-e ( Conhecimento de Transporte Eletrônico ) entre outros componentes do SPED, são hoje uma realidade que possibilita ao fisco, o acompanhamento de vendas e movimentação de cargas em tempo real.

A vinda do Livro Caixa Digital do Produtor Rural chega este ano juntamente com a possibilidade das Notas Fiscais Eletrônicas de Produtor Rural serem emitidas usando o e-CPF,

Desta forma o agronegócio vai entrando cada vez mais na malha de controle de informações do SPED.

Estas novas demandas trazem ao produtor, a necessidade de organizar adequadamente seus controles financeiros. Desta forma, poderão com certeza resultar ganhos na gestão pelo acompanhamento mais preciso das receitas e despesas da empresa rural.

Um bom software de gestão para a fazenda é essencial para possibilitar o atendimento a estas demandas. Controles através de planilhas, hoje muito comuns, deixam o produtor descoberto quanto a estas necessidades.

A linha de softwares para fazendas FarmPlus leva ao produtor rural a possibilidade de gerenciar sua propriedade com eficiência de forma integrada e atender necessidades como a geração do Livro Caixa Digital e emitir Notas Fiscais Eletrônicas.

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PERGUNTAS E RESPOSTAS DA RECEITA FEDERAL – ATUALIZADO EM 18/09/2019

1. Quem está obrigado a apresentar o arquivo digital do Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) no exercício de 2020, relativo ao ano-calendário de 2019?

Está obrigada a apresentar o arquivo digital do LCDPR no exercício de 2020, a pessoa física que relativamente à atividade rural, no ano-calendário de 2019, obteve receita bruta em valor superior ao limite estabelecido no art. 23-A da Instrução Normativa SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001.

Atenção:
Escrituração e Apresentação do LCDPR
A escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural deve ser realizada conforme o leiaute vigente e o manual de preenchimento divulgados pela Coordenação-Geral de Programação e Estudos (Copes) da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), devendo a entrega do arquivo digital do LCDPR ser realizada até o final do prazo de apresentação da Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física do respectivo ano-calendário.

2. O contribuinte que auferir, no ano-calendário de 2019, receita bruta total da atividade rural inferior ao limite estabelecido no art. 23-A da IN SRF nº 83, de 2001, poderá escriturar e entregar o arquivo digital do LCDPR no exercício de 2020 ?

A pessoa física, ainda que desobrigada, pode apresentar o arquivo digital do LCDPR.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, art. 23-A, § 4º)

3. Como proceder no caso de exploração de uma unidade rural por mais de uma pessoa física ?

O percentual de participação de cada produtor rural na exploração de uma unidade rural deve constar no LCDPR de cada um dos participantes.
Deve ser preenchido o registro 0045, informando a modalidade de exploração e a identificação das outras partes envolvidas.

4. No caso da exploração de uma unidade rural por mais de uma pessoa física, como deve ser verificado o limite de receita bruta para fins de obrigatoriedade de entrega do LCDPR ?

Cada produtor rural que, individualmente, obtiver receita bruta em valor superior ao limite estabelecido no art. 23-A da IN SRF nº 83, de 2001, está obrigado a entregar o arquivo digital do LCDPR, sendo facultativa a apresentação para os que não atingirem o limite.
Cabe observar que o limite de receita bruta deve abranger todas as unidades rurais exploradas pelo contribuinte, individualmente ou com terceiros.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, arts. 14, 23-A, 24 e 25)

5. Qual a periodicidade e o prazo de entrega do LCDPR ?

O LCDPR deve ser apresentado, anualmente, até o final do prazo de apresentação da Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física do respectivo ano-calendário, salvo nos casos especiais de espólio e saída definitiva do país.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, art. 23-A § 3º)

6. Qual é o leiaute do arquivo utilizado para preenchimento do LCDPR ?

O leiaute do arquivo e o manual de preenchimento do LCDPR encontram-se disponíveis no endereço http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/lcdpr-livrocaixa-digital-do-produtor-rural.
O contribuinte obrigado à apresentação do LCDPR deve gerar um arquivo digital conforme o leiaute vigente.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, art. 23-A § 1º)

7. Quais são os meios a serem utilizados para a transmissão do arquivo digital do LCDPR ?

A entrega do arquivo digital com o LCDPR deve ser realizada no portal e-CAC no serviço “Meu Imposto de Renda”, com utilização de certificado digital válido, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A comprovação da apresentação do arquivo digital do LCDPR é feita por meio de recibo gravado após a transmissão, em disco rígido do computador ou em mídia removível, cuja impressão fica a cargo do contribuinte.
Serão publicadas instruções mais detalhadas por ocasião da divulgação das informações referentes à Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física do mesmo ano-calendário.

8. É obrigatória a utilização de certificado digital válido, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) para a assinatura digital do LCDPR ?
O certificado digital é necessário para a assinatura digital do LCDPR.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, art. 23-A, § 2º)

9. É necessário que o produtor rural tenha certificado digital para o envio do LCDPR ou pode ser utilizado o de seu procurador ?

Pode ser utilizado o certificado digital de seu procurador para utilização dos serviços disponíveis no e-CAC em nome do outorgante.
(IN RFB nº 1.751, de 16 de outubro de 2017)

10. Há limite de prazo para a retificação do LCDPR ?

Há limite de cinco anos para o contribuinte retificar o arquivo digital do LCDPR.

11. Onde deve ser apresentado o arquivo digital do LCDPR retificador ?

Deve ser apresentado por meio do Portal e-CAC no serviço “Meu imposto de Renda”, com utilização de certificado digital válido, emitido por credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Atenção sobre o LCDPR retificador:
O LDCPR retificador substitui integralmente o anteriormente apresentado e, deste modo, deve conter todas as informações exigidas, inclusive as que não foram objeto de correção.

12. O LCDPR é um livro contábil ?

O LCDPR é um livro fiscal, contendo apenas informações de interesse do Fisco. O LCDPR não se confunde com o livro do tipo Diário que, porventura, é elaborado para fins gerenciais.

13. Qual deve ser o valor do saldo inicial e final do registro Q100 do LCDPR? Esse valor deve coincidir com os saldos bancários ?

O saldo inicial a ser registrado no Q100 é zero no início de cada ano. O saldo final corresponde à diferença entre receitas e despesas.
Não há exigência de conciliação bancária entre saldos do registro Q100 com a conta bancária do contribuinte.

14. Como devem ser informados no LCDPR os recursos recebidos de empréstimos vinculados à atividade rural ?

Não cabe registro, no Q100 do LCDPR, dos fluxos financeiros enquanto não convertidos em despesas da atividade rural.

15. Como informar no LCDPR bens adquiridos mediante financiamento rural ?

A despesa da atividade rural ocorre na data da aquisição do bem, quando deve ser identificada a conta bancária de origem do recurso, conforme registro 0050.
Caso parte do valor financiado não transite pela conta-corrente do produtor rural, para o registro deste montante deve se utilizar o código 999 – Numerário em Trânsito no campo 4 do registro Q100.

16. Como deve ser registrada a aquisição de insumos para quitação com recurso de safra futura ?

O registro das receitas e despesas no LCDPR ocorre quando da futura quitação.
Caso os valores financeiros não transitem pela conta-corrente do produtor rural, para o registro das receitas e despesas correspondentes deve-se utilizar o código 999 – Numerário em Trânsito no campo 4 do registro Q100.

17. É necessário informar, no registro Q100, o CPF de cada trabalhador constante da folha de pagamento ?

O declarante pode informar o valor pago a cada trabalhador com a indicação do CPF correspondente do beneficiário do pagamento ou pode informar o valor pago pela totalidade da folha de pagamento, nesse caso com a indicação do CPF do produtor rural declarante no campo 8 do registro Q100.

18. O LCDPR está desenvolvido de forma a permitir que sejam importadas informações de outro sistema ?

O LCDPR é um arquivo no formato texto que deverá ser gerado conforme instruções constantes do Manual de Preenchimento. Portanto, não dispõe atualmente de funcionalidade que permita importar informações de outro sistema.

19. Quando da aquisição de máquinas agrícolas financiadas, sendo 10% do valor total pago com recurso próprio que estava em um banco e o
restante mediante recurso oriundo de financiamento em outro banco, como registrar o recurso próprio e o financiamento, qual imóvel a ser declarado e qual conta bancária ?

Devem ser realizados dois registros no Q100, e informado no campo 4:
1. o código sequencial da conta bancária (do Registro 0050) em que transitou o valor dos 10% de recursos próprios; e
2. o código sequencial da conta bancária do financiamento (do Registro 0050).
Caso o valor financiado não tenha transitado pela conta-corrente do produtor rural, deve ser informado o código 999-Numerário em trânsito.
No caso de máquinas agrícolas adquiridas para uso em mais de um imóvel rural explorado pelo produtor rural, pode-se lançar a totalidade da despesa na área rural explorada onde ocorra a maior utilização, e informar o código sequencial desse imóvel (Registro 0040).
Os demais campos obrigatórios dos registros devem ser preenchidos.

20. Na compra de um implemento agrícola novo, em que é entregue um implemento usado como parte do pagamento e o restante financiado, como registrar a entrega do usado, a compra do novo e a liberação do financiamento ?

A entrega do implemento agrícola usado deverá ser registrada no Q100 como receita da atividade rural, e a aquisição do implemento novo como despesa em outro registro Q100.
Para os valores que não transitam pela conta-corrente do produtor rural, como no caso de o valor do financiamento ser transferido diretamente da instituição financeira ao fornecedor do implemento agrícola, deve-se utilizar o código 999 – Numerário em trânsito no campo 4 do Q100.

21. No caso de aquisição de insumos, por meio de troca, pela razão de entrega de grãos, qual código da conta a ser informado, uma vez que não ocorreu a transação financeira, sendo estes lançamentos extra caixa ?

A entrega dos grãos deverá ser registrada no Q100 como receita da atividade rural, e a aquisição dos insumos como despesa em outro registro Q100.
Para os valores que não transitam pela conta-corrente do produtor rural, como no caso desses registros da receita e da despesa decorrente da troca de grãos pelos insumos, deve-se utilizar o código 999 – Numerário em trânsito no campo 4 do Q100.

22. Que valores devem ser informados no campo Q100.COD_CONTA em uma compra de máquina quando o pagamento é efetuado da seguinte forma: R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil reais) em cheque do Banco A, R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil reais) em cheque do Banco B, e R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais) em cheque de empresa adquirente de produção do declarante ?

Para registro da compra devem ser utilizados três códigos no campo Q100.COD_CONTA (sendo dois referentes aos pagamentos de R$ 25.000,00 e um para o de R$ 50.000,00): 1. o código sequencial da conta bancária do Banco A (do Registro 0050);
2. o código sequencial da conta bancária do Banco B (do Registro 0050); e
3. o código 999 – Numerário em trânsito, em razão de o cheque da empresa que comprou a produção do declarante não ter transitado pelas contas-correntes do produtor rural.
No histórico de cada lançamento deve ser informado o valor total da Nota Fiscal (nesse caso, o valor de R$ 100.000,00).
Deve-se atentar também que o pagamento da empresa adquirente da produção do contribuinte pode gerar dois lançamentos, um de gasto de custeio/investimento e outro de receita de venda de produção, de acordo com as regras de reconhecimento de receitas e despesas da atividade rural.

23. O que deve ser informado no campo 8 (id participante) do registro Q100 relativamente a pagamentos de tributos ou encargos, tais como FGTS, INSS, Contribuição Sindical, IRRF, ITR ?

No caso de despesas relacionadas a pagamento/recolhimento de tributos ou encargos que importem em dedução no resultado da atividade rural, o produtor rural declarante deve informar o CPF ou CNPJ de quem, conforme o caso, foi o responsável legal pelo depósito do FGTS, pela retenção e recolhimento ou pelo pagamento do tributo ou encargo. Se o próprio declarante foi o responsável legal, deve informar o próprio CPF no campo Q100.ID_PARTICIPANTE.

24. Como registrar um desembolso decorrente de despesas comuns a vários imóveis rurais explorados pelo produtor rural ?

Quando a despesa corresponder a vários imóveis (despesas que afetam várias áreas ou toda a atividade rural do contribuinte), o seu registro poderá ser atribuído a um dos imóveis (preferencialmente a principal área a que se refere o registro) no campo Q100.COD_IMÓVEL, ou poderá ser segregada pelos imóveis por meio da utilização do método do uso direto ou algum método de atribuição indireta de custos.
Caso a despesa seja referente a uma exploração em condomínio ou parceria e referente a vários imóveis (despesas que afetam várias áreas ou toda a atividade rural do condomínio), o produtor rural poderá utilizar o código “000” no campo Q100.COD_IMÓVEL e apontar, no campo Q100.HIST, a qual condomínio/parceria a despesa se refere ou, ainda, atribuir a despesa a um dos imóveis (preferencialmente a principal área do condomínio/parceria ou imóvel a que o registro se refere) no campo Q100.COD_IMÓVEL ou, ainda, o produtor rural poderá segregar o valor da despesa pelos imóveis utilizando o método do uso direto ou algum método de atribuição indireta de custos.

25. Quando da exploração agrícola em regime de parceria/condomínio, no cadastro das contas bancárias no R0050 deverão ser cadastradas todas as contas de todos os parceiros/condôminos uma vez que o dinheiro poderá circular por todas elas para a manutenção da atividade agrícola ?

No registro 0050 devem constar apenas as contas bancárias do produtor rural declarante.
Os dados de terceiros solicitados no registro 0045 referem-se à modalidade de exploração, à identificação das partes envolvidas e ao percentual de participação de cada produtor rural na exploração de uma unidade rural.
Caso seja necessário o registro de uma receita ou despesa relacionada a recurso que não transitou pelas contas-correntes do produtor rural declarante, deve-se utilizar o código 999 – Numerário em trânsito no campo 4 do Q100.

26. Na exploração em parceria/condomínio, deve-se cadastrar o imóvel explorado nos 02 (dois) registros R0040 e R0045 ?

Cada imóvel rural explorado pelo produtor rural deve ser informado no registro 0040.
Se algum desses imóveis for explorado juntamente com terceiros, deve ser preenchido o registro 0045 e informado o código sequencial do imóvel (Registro 0040), além das informações relacionadas à exploração em conjunto, tais como a modalidade de exploração e a identificação das outras partes envolvidas.

27. Quando se tratar de imóvel explorado em parceria/condomínio por 02 (dois) ou mais parceiros/condôminos, como fica o cadastro dos imóveis quando os percentuais não são em partes iguais ?

Cada imóvel explorado pelo produtor rural deve ser informado no registro 0040, devendo o percentual de participação correspondente constar no campo nº 17 do registro 0040.
Se algum desses imóveis for explorado em conjunto com terceiros, deve ser preenchido o registro 0045 e informado o código sequencial do imóvel (Registro 0040), além das informações relacionadas à exploração em conjunto, tais como a modalidade de exploração e a identificação das outras partes envolvidas. O percentual de participação do terceiro deve constar no campo 6 do registro 0045.

28. Quando da exploração em parceria/condomínio, onde 02 (dois) ou mais sócios têm inscrição estadual em uma mesma área, por fora dos campos “6” e “7” do R0040, deve-se cadastrar o mesmo imóvel duas vezes ?

O Registro 0040 deve ser preenchido somente com as informações do produtor rural declarante. Dessa forma, os campos “6” e “7” desse registro devem ser preenchidos com os números do CAEPF e das Inscrições Estaduais, respectivamente, do produtor rural declarante. O percentual de participação do imóvel explorado em conjunto deve constar no campo 17.
No Registro 0045, deve-se informar o código sequencial do imóvel explorado em conjunto (constante do Registro 0040), assim como as demais informações de terceiros relacionadas à exploração em conjunto.

29. Produtor rural é comodatário de terra que explora em condomínio com outros 02 (dois) produtores. Em seu LCDPR, como informar nos Registros 0040 e 0045 tal situação ?

No cadastro desse imóvel rural (Registro 0040), deve-se informar no campo 16 (TIPO_EXPLORAÇÃO) o código 5 (Comodato), e no campo 17 (PARTICIPAÇÃO), a participação na exploração em condomínio.
Devem ser realizados três registros no R0045: 01 (um) para identificar o comodante e 02 (dois) para identificar os outros 02 (dois) produtores rurais condôminos, com seus respectivos percentuais de participação.

30. Como deve ser registrada, no LCDPR, a venda recebida por intermédio de cheques de terceiros pré-datados para datas diferentes ?

O recebimento de cheques de terceiros deverá ser registrado, no Registro Q100 – DEMONSTRATIVO DO RESULTADO DA ATIVIDADE RURAL, na data em que for considerado receita da atividade rural.

31. Na exploração comum do casal, onde o dinheiro movimenta tanto na conta do marido quanto na conta da esposa, e em todas as contas ocorre a movimentação de despesas particulares, deverá ser cadastrado também as contas particulares da esposa, já que nela também transita dinheiro da atividade agrícola ?

No caso de exploração conjunta, deve-se registrar somente a conta-corrente do produtor rural declarante, mesmo conjunta ou segundo titular, não se deve informar contas exclusivas de terceiros.
No caso de o recurso financeiro utilizado ter transitado na conta-corrente de terceiros, deve-se usar a conta “Numerário em Trânsito” no campo 4 do Registro Q100, e informar o valor, proporcional a sua participação na receita/despesa, nos campos 10 ou 11, a depender do caso.

32. Como deve ser feito o registro no livro caixa das receitas e despesas que possuem como documentos comprobatórios o CNPJ do produtor rural? Nesse caso, é permitida a escrituração e apuração desses valores no resultado da atividade rural ?

Se o produtor rural for considerado pessoa física e nessa condição tributado, deverá entregar o LCDPR contendo o demonstrativo do resultado da atividade rural, sendo que nos documentos comprobatórios das receitas e despesas que o compõem deve constar o CPF do produtor rural declarante.
No caso de atividade rural explorada por pessoa jurídica, não pode ser entregue arquivo do LCDPR, devem ser observadas as normas específicas próprias dessa exploração.

Como um software para fazendas pode ajudar na análise do consumo de combustíveis

Um software para fazendas, além de proporcionar resultados adequados aos objetivos da gestão, deve levar aos gestores formas flexíveis de entender o dia a dia do negócio.

Uma das principais fontes de gastos no agronegócio são os custos com o maquinário. Neste caso, os combustíveis tem um papel fundamental na composição dos custos.

Analisar onde e como os combustíveis são consumidos

Desta forma um software para gestão de fazendas deve proporcionar relatórios que permitam aos administradores poder analizar de forma clara e objetiva, como e onde está ocorrendo o consumo de combustíveis.

No Gerenge AgroNegócios S5, além dos tradicionais relatórios a utilização de dashboards e pivots são priorizadas por levarem aos gestores um poder de análise das informações muito superior ao que é possível via relatórios tradicionais.

Poder cruzar informações com facilidade

O objetivo, é possibilitar em uma única tela, vários tipos de análises sem que seja necessário ficar navegando entre módulos e relatórios até que seja possível chegar aos resultados desejados.

No vídeo abaixo, temos um exemplo deste tipo de abordagem para a análise do consumo de combustíveis.

Neste exemplo, o programa mostra inicialmente o consumo total em litros mas através do re-arranjo das informações, simplesmente arrastando-se colunas, pode-se realizar um grande número de análises “abrindo” ou “fechando” as informações conforme seja necessário.

Assim, além da quantidade total de combustível consumida, podemos analisar o consumo por lavoura, talhão, tipo de atividade onde o combustível foi usado, período de tempo e etc.

Neste caso foi usado um “pivot” que é um elemento típicamente usado em soluções de business intelligence “BI”. Esta abordagem, por sua flexibilidade e facilidade de uso, é usada de forma bastante intensa no Gerente AgroNegócios S5.

Gerente AgroNegócios S5 Vx – Controle de entregas parciais

O controle das entregas parciais dos insumos e produtos em geral que são adquiridos é uma parte importante dos controles operacionais e um software para fazendas deve auxiliar esta tarefa de forma simples e eficiente.

Seja a partir de aquisições em cooperativas ou fornecedores em geral, é rotina a aquisição de insumos em geral que após definição de quantidades e preços, vão então sendo entregues gradativamente na empresa agrícola.

Desta forma, para um único pedido ( ou lista de compras ), feito ao fornecedor, serão geradas várias notas fiscais que acompanharão os produtos em entregas parciais.

Desta forma, é necessário um controle para sabermos o que já foi entregue e o que está pendendo em cada fornecedor ou seja, nosso estoque em poder de terceiros.

No Gerente AgroNegócios S5, este controle é realizado com base nos seguintes ítens :

Os pedidos de compra ( ou listas de compras ) repassados aos fornecedores ou cooperativa informando os produtos a serem adquiridos.
O registro das notas fiscais de entrada que vão chegando na medida em que os ítens pedidos começam a serem entregues parcialmente.

Para cada nota enviada pelo fornecedor, iremos registrar no programa as informações relacionadas aos produtos entregues e as quantidades de cada um deles. Desta forma, o programa irá dando baixa nos respectivos pedidos já que iremos informar em cada nota qual o pedido associado a mesma.

A partir daí o programa possibilita a visualização de forma simples e direta da situação geral das entregas mostrando ao operador detalhes das quantidades entregues, respectivos percentuais e as quantidades ainda pendentes por produto e fornecedor.

No vídeo abaixo podemos examinar a consulta a situação das entregas nas quais podemos analisar as quantidades entregues e as quantidades pendentes que estão em nosso estoque de posse dos fornecedores.

Obrigado e até o próximo artigo !

Gerente AgroNegócios S5 Vx – Integração do financeiro com a manutenção das máquinas

A gestão dos custos com mecanização é uma das tarefas mais importantes na gestão do agronegócio.

Afinal, estes custos, além de representarem uma parcela importante nos custos de produção, são passíveis de um nível de controle por parte dos gestores que não existe em outros custos como os dos insumos por exemplo.

Na gestão destes custos, o apontamento das despesas com manutenção é uma das tarefas rotineiras e para isto, o Gerente AgroNegócios S5 Vx integra totalmente o apontamento das notas de entrada com as manutenções realizadas em cada máquina.

O Gerente AgroNegócios S5 integra o financeiro com o registro das manutenções

Desta forma, quando uma manutenção é realizada em uma máquina, o programa possibilita as seguintes facilidades :

Registro da nota recebida da oficina com a discriminação das peças e serviços realizados.
Ao registrar as informações da nota, o operador poderá informar a máquina associada aos serviços de manutenção e peças utilizadas na mesma.
A partir destas informações, o programa irá criar de forma automática um novo registro de manutenção com peças e serviços correspondentes a nota, de forma a que o serviço e peças possam ser consultados no histórico de manutenções da máquina.
Os custos da manutenção passam a compor de forma automática os custos operacionais da máquina que será recalculado de forma automática pelo programa.
Opcionalmente o operador poderá armazenar junto com a nota, uma imagem da respectiva nota fiscal. Desta forma, em caso de necessidade, como consultar a garantia por exemplo, uma cópia deste documento estará a disposição de forma rápida e simples.

O vídeo no início deste artigo apresenta de forma resumida como estas operações são realizadas no programa.

Até a próxima !

Lançamento : Gerente AgroNegócios S5 Vx

Um software para fazendas que já possuem algum nível de organização de suas contas e atividades e agora desejam partir para um software estruturado integrando controles técnicos e financeiros da propriedade.

Principais características :

Possibilita a opção por operar em nuvem ou com o banco de dados em servidor próprio.
Elaborado com ferramentas de última geração com benefícios inigualáveis a facilidade de uso.
Estrutura apta a emissão de notas fiscais eletrônicas quando necessário.
Utilização intensa de gráficos e dashboards para apresentação dos resultados de forma clara e agradável aos gestores.
Pedidos de compra com controle de entregas parciais.
Entrada facilidade de notas fiscais através da importação de arquivos XML das notas.
Controle de projetos para gestão financeira de obras como construção de silos e benfeitorias na propriedade.
Controle finaneiro com contas a pagar, notas de entrada e saída, bancos e caixa.
Controle de custos de produção e máquinas agrícolas.
Controle de estoques com rastreabilidade opcional.

Estaremos nos próximos textos abordando detalhadamente cada uma das funcionalidades deste software através de textos e exemplos práticos em filmes.

Agende uma apresentação prática !

Importação de arquivos XML – Como um software para fazendas pode ser ainda mais prático

A gestão de qualquer propriedade, tem na administração financeira um ponto da maior importância. Para isto, o registro de todas as receitas e despesas é um elemento fundamental em um software para fazendas e nos softwares de gestão em geral.

Este trabalho requer bastante esforço em função da grande quantidade de documentos que no dia a dia precisam ser inseridos no software de gestão. Há sempre muitas notas chegando dos fornecedores e as informações das mesmas requerem um esforço constante.

Por outro lado, temos atualmente as notas fiscais eletrônicas como um elemento facilitador deste trabalho.

É possível usar os arquivos XML recebidos dos fornecedores como facilitador da entrada de dados ?

Sim, os arquivos das notas contém informações colocadas dentro de uma estrutura padronizada sendo possível ler e importar as mesmas. Este processo é direto em alguns casos como por exemplo para os dados do fornecedor. O software ao ler na nota as informações do fornecedor ( nome, CNPJ, endereço ) poderá, através do CNPJ verificar se o mesmo já se encontra cadastrado e, não estando, criar de forma automática o cadastro do mesmo no software.

Já as informações dos produtos, requerem um trabalho de preparação por parte do operador visto que não há um código comum entre o fornecedor e sua empresa como ocorre com o CNPJ no caso do cadastro do fornecedor. Neste caso é necessário compatibilizar os códigos dos produtos externos com os internos, de forma a gradativamente “ensinar” ao software de gestão, como os produtos que chegam de determinado fornecedor se correspondem com o cadastro de produtos da empresa.

Este trabalho de compatibilização, em um momento inicial requer um esforço que, na medida em que chegam novas notas de determinado fornecedor, vai caindo gradativamente já que o software vai ganhando a cada nova nota, mais capacidade de relacionar por sí mesmo os produtos de cada nota com os produtos do cadastro interno.

O recurso de importação de arquivos XML das notas fiscais eletrônicas está disponível no Módulo Financeiro de nossa linha Gerente S7. Conheça mais detalhes de todos os nossos softwares para o agronegócio através deste link.

Custos indiretos – Lidando com eles em um software para fazendas

Uma questão que constantemente recebemos daqueles que estão iniciando a implantação de um software para fazendas, é com relação a questão dos custos indiretos.

Esta é uma questão de muita importância já que além é claro dos custos diretos com insumos, maquinário e pessoal diretamente ligados a produção, as receitas geradas devem cobrir estruturas administrativas e outros custos indiretos que são essenciais para manter a estrutura produtiva funcionando adequadamente.

Exemplos de custos indiretos

Como exemplo destes custos indiretos, podemos citar :

Custos com pessoal administrativo
Custos com maquinário relacionados as chamadas atividades de apoio tais como conservação da propriedade, transporte interno, transporte de pessoal, limpeza de estradas e outras não relacionadas diretamente às lavouras

Os custos indiretos devem desta forma, compor uma parte adicional dos custos de produção de cada talhão e lavoura.

A forma de fazer chegar esta parte dos custos aos custos de produção será através de rateios e o critério mais utilizado para a realização destes rateios, é através de uma proporção a área de cada talhão. Talhões maiores pagam mais e talhões menores pagam menos.

Há outras formas de se pensar nos rateios, envolvendo por exemplo volumes de faturamento e investimentos em cada lavoura e o assunto é vasto.Porém, na maioria dos casos, o rateio proporcional às áreas é prático o suficiente para tornar a apuração dos custos mais precisa e de uma forma fácil de ser compreendida e aplicada pelos gestores.

No Módulo de AgroNegócios da linha Gerente 2018, a estratégia utilizada é a criação dos chamados “Planos de Rateios”. Em cada plano de rateios, o operador define as lavouras e talhões participantes bem como as contas do plano de contas a serem rateadas. A partir destas informações , o programa irá repassar aos talhões, as cotas correspondentes às despesas ocorridas nas contas inseridas nos planos, no período de validade de cada plano de rateios.

Um critério, duas aplicações

A proporcionalidade das áreas para os talhões participantes de cada plano de rateio, serão da mesma forma utilizadas para ratear os custos das atividades de apoio ocorridas dentro do período de validade de cada plano de rateio.

A imagem abaixo apresenta um exemplo de plano de rateio no Módulo de AgroNegócios de nossa linha Gerente 2018.

Cuidando para ter precisão sem complicar

A questão dos rateios é importante e pode gerar uma série de discussões sobre critérios de definição e aplicação. Porém, dentro de nossa experiência, temos percebido que quanto mais complexo for o critério, mais difícil acabam sendo sua implementação e consequentemente a compreensão dos resultados gerados.

Mesmo os rateios por área, exigem esforços que para propriedades que estão saindo das planilhas e começando com seu primeiro software para fazendas, entendemos que os rateios são um passo a ser dado em uma fase seguinte do processo de informatização. Do nosso ponto de vista é melhor começar do básico com os apontamentos do financeiro e das atividades operacionais, tratando inicialmente dos custos diretos apenas. Uma vez consolidada esta etapa, ai sim pode-se começar a trabalhar também os rateios.

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O Controle dos estoques na fazenda – Como um software agrícola ajuda a economizar

Estoque é dinheiro e o controle dos estoques da fazenda, tem a mesma importância de controlar uma conta bancária.Um bom software agrícola pode ajudar e muito nesta tarefa. Afinal, para cada ítem armazenado, seja um insumo, peça ou um material de reposição qualquer, houve a retirada de um valor em espécie, de uma conta bancária, que foi usado então na aquisição do ítem estocado. É praticamente uma transferência de capital da conta bancária para o estoque.

Por outro lado, tendo em vista a grande variedade de ítens que poderão estar estocados, o controle das movimentações e saldos dos mesmos torna-se de difícil implementação quando é feito através de planilhas por exemplo.

É neste tipo de tarefa que um bom software agrícola pode auxiliar e muito a fazer a empresa agrícola economizar pelo constante acompanhamento das movimentações e saldos evitando desperdício e a má utilização dos ítens estocados.

A imagem abaixo mostra algumas das possibilidades que temos quanto a alimentar o estoque e retirar ítens do mesmo.

Na medida em que as movimentações vão ocorrendo é importante que as informações estejam integradas de forma a manter os valores dos saldos sempre atualizados e possibilitar a auditagem das movimentações a qualquer tempo.

Por outro lado, é importante, poder contar com ferramentas de auditagem para sempre que necessário, poder auditar as movimentações de um ítem qualquer da mesma forma que se audita o extrato de uma conta bancária. Nesta auditagem deveremos conferir as movimentações ocorridas em um intervalo de tempo determinado, verificando as entradas e , no caso das saídas analisando cada uma de forma a analisar de as quantidades e destinações ( talhão onde o produto foi aplicado, máquina onde a peça ou combustível foi usada ) dos ítens estão dentro do previsto.

A imagem abaixo é um exemplo deste tipo de auditagem no Módulo de AgroNegócios do software Gerente 2018.

Enfim, controlar o estoque é controlar seu dinheiro. Devido a variedade de ítens usados no dia a dia e a dinâmica de uma propriedade típica, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é um controle que exige muita disciplina e um bom software. Porém os resultados compensam em muito este esforço.

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Software Rural em Nuvem – Sua fazenda necessita de um ?

Software Rural , Software Agrícola

As empresas do agronegócio, sejam fazendas ou agroindústrias, estão entre aquelas com mais potencial de se beneficiarem da utilização de um software rural em nuvem.

Algumas das razões são por exemplo :

O escritório da administração em geral fica fora da fazenda e há informações que necessitam ser registradas no software de gestão a partir do campo.
Uma mesma empresa muitas vezes possui fazendas espalhadas por várias regiões necessitando ter informações do dia a dia sendo registradas em todas as propriedades e integradas para a análise das informações e geração de relatórios.
Um ou mais sócios, residem em cidades diferentes do local do escritório da fazenda necessitando receber constantemente relatórios e informações em geral sobre o andamento das ações na fazenda.
Mesmo havendo apenas uma fazenda e o escritório administrativo estando na mesma, é necessário viabilizar consultas e inserção de informações no software de gestão por funcionários que estejam em diferentes áreas da propriedade.

Ou seja, empresas deste tipo, possuem estruturas descentralizadas e é necessário possibilitar tanto o registro das informações quanto a consulta as mesmas de forma integrada.

Para este tipo de demanda, a utilização de softwares rurais ou softwares para fazendas que trabalhem em nuvem são uma excelente alternativa já que possibilitam o trabalho de todos os envolvidos, em uma mesma base de dados, que neste caso estaria em nuvem, de forma integrada.

Existe também para atender a situações como as descritas, a possibilidade de ter um servidor central, que ficaria por exemplo no escritório principal da empresa, dando aos envolvidos a possibilidade de acesso remoto a este servidor. Neste caso, um fator negativo é que serão necessários uma série de cuidados para proteger este servidor quanto a invasões de hackers. Da mesma forma, todas as medidas relacionadas a geração de cópias de segurança dos dados ( backups ) estarão totalmente dependentes da equipe interna.

Vantagens de usar um software rural em nuvem

A possibilidade de utilização do mesmo a partir de vários pontos de forma integrada. Fazendas, escritórios e sócios residindo em outras localidades, poderão usar o software como se estivessem trabalhando em uma rede local. Qualquer informação registrada por uma das partes, estará disponível imediatamente para consultas por todos.
Maior segurança quanto aos dados já que é muito mais fácil haver invasões ou vírus atacando um servidor de dados próprio que um servidor de grandes empresas que fornecem serviços em nuvem.
Menor dependência de servidores locais e consequentemente de investimentos na aquisição e manutenção dos mesmos.
Deixa de haver a necessidade de um gestor por exemplo, estar presente em determinado local para acessar as informações de seu interesse.O acesso poderá ser feito a partir de sua casa por exemplo.

E quanto as possíveis limitações de um software rural em nuvem ?

O único ponto limitante é que esta alternativa requer que a empresa possua um link de Internet de qualidade adequada em termos de confiabilidade e velocidade. Conexões de baixa velocidade não são necessáriamente um impecilho mas é necessário que haja estabilidade e a conexão não caia com frequência.

Em vários momentos os clientes nos questionam quanto a segurança.Porém é muito mais seguro ter as informações armazenadas em um grande servidor em nuvem, mantido e protegido por empresas gigantescas como a Microsoft ou Amazon, do que depender da segurança do servidor local cuja administração em geral estará a cargo de um técnico da cidade.

Além do mais, atualmente boa parte das informações fundamentais em nosso dia a dia com dados de nossa conta bancária e as notas fiscais que emitimos, já estão armazenadas em nuvem, através de estruturas mantidas por grandes organizações.

Hoje na Paraná sistemas, temos softwares tradicionais que trabalham localmente, softwares que trabalham totalmente em nuvem e também soluções que possibilitam a operação inicialmente em um servidor local mas com possibilidade de migração para a nuvem quando houver condições adequadas ( uma conexão de Internet adequada no caso ).

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Gestão de Custos e Planejamento no Agronegócio

A gestão financeira de uma fazenda, é uma tarefa que requer, por parte dos gestores grande disciplina. É ao mesmo tempo, uma atividade essencial tendo em vista o volume dos investimentos necessários para tocar o negócio.

A produção agrícola, tem uma dependência de fatores externos como o clima e bolsas de mercadorias, muito acima de outras atividades.

Desta forma, o empresário rural deve incorporar em seu dia a dia, não somente a gestão técnica da produção mas também buscar com afinco o planejamento e controle de suas despesas, receitas e investimentos.

Como e onde atuar

Planejando

No início do ano agrícola, o produtor deve programar as lavouras, definindo as áreas de cada uma, custos e produção por hectare, bem como o fluxo de atividades com respectivos custos para levar adiante a produção de cada lavoura.

A partir deste planejamento, as atividades operacionais em cada talhão deverão ser registradas de forma a que eventuais desvios sejam detectados e medidas de ajustes possam ser tomadas.

Registrando as movimentações no dia a dia

Todas as aquisições de insumos, peças e demais ítens necessários a produção e manutenção da infraestrutura da propriedade devem ser registradas com as informações da operação como data, fornecedor, ítens adquiridos com valores e respectivas quantidades. Para estes apontamentos, um PLANO DE CONTAS objetivo e simples é essencial. A classificação das despesas através do plano de contas, possibilita a geração de relatórios consolidados por período bem como a análise da evolução das despesas e receitas de quaisquer naturezas em comparação ao que foi planejado.

Apontando as atividades realizadas nas culturas

As atividades de manejo realizadas nas culturas, devem ser registradas, informando-se a data, o tipo de atividade realizada, extensão de área trabalhada em hectares, insumos e quantidades aplicadas bem como máquina e implemento usados na tarefa. O horímetro ao início e término da atividade devem ser também anotados.

Gerenciando os custos das máquinas

A gestão das máquinas é de extrema importância na propriedade agrícola, tanto pela parcela expressiva das mesmas nos custos de produção e também porque o gestor tem sobre estes custos capacidade de intervenção, o que não ocorre por exemplo com os custos dos insumos e preços de venda da produção.

Desta forma, um acompanhamento adequado das manutenções realizadas, combustível consumido e horas trabalhadas, são de extrema importância para detectar máquinas com custos acima do esperado e mesmo a má utilização de peças.

Administrando os estoques da fazenda

O estoque é dinheiro parado, é investimento. Desta forma, monitorar o estoque tem importância idêntica ao acompanhamento das contas de banco e caixa. É essencial fazer o registro do que entrou, do que saiu e para que finalidade, de forma a que se possa a qualquer momento, inventariar todos os ítens armazenados verificando se as quantidades disponíveis estão em conformidade com o esperado.

Com estes controles, fica facilitada a tarefa de detectar desperdícios e eventuais desvios dos ítens estocados.

Analisando

A partir dos registros diários da movimentação financeira , máquinas e estoques, poderemos então gerar relatórios com valores movimentados por conta do plano de contas, custos das máquinas com manutenção e combustível e respectivos custos por hora de operação e, naturalmente, aferir se os saldos e movimentações de insumos e peças no estoque correspondem ao esperado.

Estes resultados poderão ser comparados com os valores planejados sempre que possível de forma a que tendo havido desvios, as causas dos mesmos possam ser identificadas.

Colocamos aqui, como sugestão, apenas um roteiro básico para a gestão financeira da fazenda. Na medida em que os controles evoluem, outras etapas podem ser agregadas de forma a aperfeiçoar estes controles como por exemplo a criação de planos de rateios para agregar aos custos de produção despesas administrativas e atividades de apoio realizadas na infraestrutura da propriedade.

O importante é começar mesmo que de forma mais simples a gerenciar as contas e atividades no dia a dia da propriedade. Pode-se começar com planilhas mas pela diversidade das informações, o ideal é usar um bom software de gestão, tratando de forma integrada os apontamentos.

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