Importação de arquivos XML – Como um software para fazendas pode ser ainda mais prático

A gestão de qualquer propriedade, tem na administração financeira um ponto da maior importância. Para isto, o registro de todas as receitas e despesas é um elemento fundamental em um software para fazendas e nos softwares de gestão em geral.

Este trabalho requer bastante esforço em função da grande quantidade de documentos que no dia a dia precisam ser inseridos no software de gestão. Há sempre muitas notas chegando dos fornecedores e as informações das mesmas requerem um esforço constante.

Por outro lado, temos atualmente as notas fiscais eletrônicas como um elemento facilitador deste trabalho.

É possível usar os arquivos XML recebidos dos fornecedores como facilitador da entrada de dados ?

Sim, os arquivos das notas contém informações colocadas dentro de uma estrutura padronizada sendo possível ler e importar as mesmas.  Este processo é direto em alguns casos como por exemplo para os dados do fornecedor. O software ao ler na nota as informações do fornecedor ( nome, CNPJ, endereço ) poderá, através do CNPJ verificar se o mesmo já se encontra cadastrado e, não estando, criar de forma automática o cadastro do mesmo no software.

Já as informações dos produtos, requerem um trabalho de preparação por parte do operador visto que não há um código comum entre o fornecedor e sua empresa como ocorre com o CNPJ no caso do cadastro do fornecedor.  Neste caso é necessário compatibilizar os códigos dos produtos externos com os internos, de forma a gradativamente “ensinar” ao software de gestão, como os produtos que chegam de determinado fornecedor se correspondem com o cadastro de produtos da empresa.

Este trabalho de compatibilização, em um momento inicial requer um esforço que, na medida em que chegam novas notas de determinado fornecedor, vai caindo gradativamente já que o software vai ganhando a cada nova nota, mais capacidade de relacionar por sí mesmo os produtos de cada nota com os produtos do cadastro interno.

O recurso de importação de arquivos XML das notas fiscais eletrônicas está disponível no Módulo Financeiro de nossa linha Gerente S7. Conheça mais detalhes de todos os nossos softwares para o agronegócio através deste link.

 

 

 

Custos indiretos – Lidando com eles em um software para fazendas

Uma questão que constantemente recebemos daqueles que estão iniciando a implantação de um software para fazendas, é com relação a questão dos custos indiretos.

Esta é uma questão de muita importância já que além é claro dos custos diretos com insumos,  maquinário e pessoal diretamente ligados a produção, as receitas geradas devem cobrir estruturas administrativas e outros custos indiretos que são essenciais para manter a estrutura produtiva funcionando adequadamente.

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Exemplos de custos indiretos

Como exemplo destes custos indiretos, podemos citar :

  • Custos com pessoal administrativo
  • Custos com maquinário relacionados as chamadas atividades de apoio tais como conservação da propriedade, transporte interno, transporte de pessoal, limpeza de estradas e outras não relacionadas diretamente às lavouras
Os custos indiretos devem desta forma, compor uma parte adicional dos custos de produção de cada talhão e lavoura.

A forma de fazer chegar esta parte dos custos aos custos de produção será através de rateios e o critério mais utilizado para a realização destes rateios, é através de uma proporção a área de cada talhão. Talhões maiores pagam mais e talhões menores pagam menos.

Há outras formas de se pensar nos rateios, envolvendo por exemplo volumes de faturamento e investimentos em cada lavoura e o assunto é vasto.Porém, na maioria dos casos, o rateio proporcional às áreas é prático o suficiente para tornar a apuração dos custos mais precisa e de uma forma fácil de ser compreendida e aplicada pelos gestores.

No Módulo de AgroNegócios da linha Gerente 2018, a estratégia utilizada é a criação dos chamados “Planos de Rateios”. Em cada plano de rateios, o operador define as lavouras e talhões participantes bem como as contas do plano de contas a serem rateadas. A partir destas informações , o programa irá repassar aos talhões, as cotas correspondentes às despesas ocorridas nas contas inseridas nos planos, no período de validade de cada plano de rateios.

Um critério, duas aplicações

A proporcionalidade das áreas para os talhões participantes de cada plano de rateio, serão da mesma forma utilizadas para ratear os custos das atividades de apoio ocorridas dentro do período de validade de cada plano de rateio.

A imagem abaixo apresenta um exemplo de plano de rateio no Módulo de AgroNegócios de nossa linha Gerente 2018.

raapoioCuidando para ter precisão sem complicar

A questão dos rateios é importante e pode gerar uma série de discussões sobre critérios de definição e aplicação. Porém, dentro de nossa experiência, temos percebido que quanto mais complexo for o critério, mais difícil acabam sendo sua implementação e consequentemente a compreensão dos resultados gerados.

Mesmo os rateios por área, exigem esforços que para propriedades que estão saindo das planilhas e começando com seu primeiro software para fazendas, entendemos que os rateios são um passo a ser dado em uma fase seguinte do processo de informatização. Do nosso ponto de vista é melhor começar do básico com os apontamentos do financeiro e das atividades operacionais, tratando inicialmente dos custos diretos apenas. Uma vez consolidada esta etapa, ai sim pode-se começar a trabalhar também os rateios.

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O Controle dos estoques na fazenda – Como um software agrícola ajuda a economizar

Estoque é dinheiro e o controle dos estoques da fazenda, tem a mesma importância de controlar uma conta bancária.Um bom software agrícola pode ajudar e muito nesta tarefa. Afinal, para cada ítem armazenado, seja um insumo, peça ou um material de reposição qualquer, houve a retirada de um valor em espécie, de uma conta bancária, que foi usado então na aquisição do ítem estocado. É praticamente uma transferência de capital da conta bancária para o estoque.

Por outro lado, tendo em vista a grande variedade de ítens que poderão estar estocados, o controle das movimentações e saldos dos mesmos torna-se de difícil implementação quando é feito através de planilhas por exemplo.

É neste tipo de tarefa que um bom software agrícola pode auxiliar e muito a fazer a empresa agrícola economizar pelo constante acompanhamento das movimentações e saldos evitando desperdício e a má utilização dos ítens estocados.

A imagem abaixo mostra algumas das possibilidades que temos quanto a alimentar o estoque e retirar ítens do mesmo.

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Na medida em que as movimentações vão ocorrendo é importante que as informações estejam integradas de forma a manter os valores dos saldos sempre atualizados e possibilitar a auditagem das movimentações a qualquer tempo.

Por outro lado, é importante, poder contar com ferramentas de auditagem para sempre que necessário, poder auditar as movimentações de um ítem qualquer da mesma forma que se audita o extrato de uma conta bancária. Nesta auditagem deveremos conferir as movimentações ocorridas em um intervalo de tempo determinado, verificando as entradas e , no caso das saídas analisando cada uma de forma a analisar de as quantidades e destinações ( talhão onde o produto foi aplicado, máquina onde a peça ou combustível foi  usada ) dos ítens estão dentro do previsto.

A imagem abaixo é um exemplo deste tipo de auditagem no Módulo de AgroNegócios do software Gerente 2018.

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Enfim, controlar o estoque é controlar seu dinheiro. Devido a variedade de ítens usados no dia a dia e a dinâmica de uma propriedade típica, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é um controle que exige muita disciplina e um bom software. Porém os resultados compensam em muito este esforço.

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Software Rural em Nuvem – Sua fazenda necessita de um ?

Software Rural , Software Agrícola

As empresas do agronegócio, sejam fazendas ou agroindústrias, estão entre aquelas com mais potencial de se beneficiarem da utilização de um software rural em nuvem.

Algumas das razões são por exemplo :

  • O escritório da administração em geral fica fora da fazenda e há informações que necessitam ser registradas no software de gestão a partir do campo.
  • Uma mesma empresa muitas vezes possui fazendas espalhadas por várias regiões necessitando ter informações do dia a dia sendo registradas em todas as propriedades e integradas para a análise das informações e geração de relatórios.
  • Um ou mais sócios, residem em cidades diferentes do local do escritório da fazenda necessitando receber constantemente relatórios e informações em geral sobre o andamento das ações na fazenda.
  • Mesmo havendo apenas uma fazenda e o escritório administrativo estando na mesma, é necessário viabilizar consultas e inserção de informações no software de gestão por funcionários que estejam em diferentes áreas da propriedade.
Ou seja, empresas deste tipo, possuem estruturas descentralizadas e é necessário possibilitar tanto o registro das informações quanto a consulta as mesmas de forma integrada.

Para este tipo de demanda, a utilização de softwares rurais ou softwares para fazendas que trabalhem em nuvem são uma excelente alternativa já que possibilitam o trabalho de todos os envolvidos, em uma mesma base de dados, que neste caso estaria em nuvem, de forma integrada.

Existe também para atender a situações como as descritas, a possibilidade de ter um servidor central, que ficaria por exemplo no escritório principal da empresa, dando aos envolvidos a possibilidade de acesso remoto a este servidor. Neste caso, um fator negativo é que serão necessários uma série de cuidados para proteger este servidor quanto a invasões de hackers.  Da mesma forma, todas as medidas relacionadas a geração de cópias de segurança dos dados ( backups ) estarão totalmente dependentes da equipe interna.

Vantagens de usar um software rural em nuvem
  • A possibilidade de utilização do mesmo a partir de vários pontos de forma integrada. Fazendas, escritórios e sócios residindo em outras localidades, poderão usar o software como se estivessem trabalhando em uma rede local. Qualquer informação registrada por uma das partes, estará disponível imediatamente para consultas por todos.
  • Maior segurança quanto aos dados já que é muito mais fácil haver invasões ou vírus atacando um servidor de dados próprio que um servidor de grandes empresas que fornecem serviços em nuvem.
  • Menor dependência de servidores locais e consequentemente de investimentos na aquisição e manutenção dos mesmos.
  • Deixa de haver a necessidade de um gestor por exemplo, estar presente em determinado local para acessar as informações de seu interesse.O acesso poderá ser feito a partir de sua casa por exemplo.
E quanto as possíveis limitações de um software rural em nuvem ?

O único ponto limitante é que esta alternativa requer que a  empresa possua um link de Internet de qualidade adequada em termos de confiabilidade e velocidade. Conexões de baixa velocidade não são necessáriamente um impecilho mas é necessário que haja estabilidade e a conexão não caia com frequência.

Em vários momentos os clientes nos questionam quanto a segurança.Porém é muito mais seguro ter as informações armazenadas em um grande servidor em nuvem, mantido e protegido por empresas gigantescas como a Microsoft ou Amazon, do que depender da segurança do servidor local cuja administração em geral estará a cargo de um técnico da cidade.

Além do mais, atualmente boa parte das informações fundamentais em nosso dia a dia com dados de nossa conta bancária e as notas fiscais que emitimos, já estão armazenadas em nuvem, através de estruturas mantidas por grandes organizações.

Hoje na Paraná sistemas, temos softwares tradicionais que trabalham localmente, softwares que trabalham totalmente em nuvem e também soluções que possibilitam a operação inicialmente em um servidor local mas com possibilidade de migração para a nuvem quando houver condições adequadas ( uma conexão de Internet adequada no caso ).

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Gestão de Custos e Planejamento no Agronegócio

A gestão financeira de uma fazenda, é uma tarefa que requer, por parte dos gestores grande disciplina. É ao mesmo tempo, uma atividade essencial tendo em vista o volume dos investimentos necessários para tocar o negócio.

A produção agrícola, tem uma dependência de fatores externos como o clima e bolsas de mercadorias, muito acima de outras atividades.

Desta forma, o empresário rural deve incorporar em seu dia a dia, não somente a gestão técnica da produção mas também buscar com afinco o planejamento e controle de suas despesas, receitas e investimentos.

Como e onde atuar

 

  • Planejando

No início do ano agrícola, o produtor deve programar as lavouras, definindo as áreas de cada uma, custos e produção por hectare, bem como o fluxo de atividades com respectivos custos para levar adiante a produção de cada lavoura.

A partir deste planejamento, as atividades operacionais em cada talhão deverão ser registradas de forma a que eventuais desvios sejam detectados e medidas de ajustes possam ser tomadas.

  • Registrando as movimentações  no dia a dia

Todas as aquisições de insumos, peças e demais ítens necessários a produção e manutenção da infraestrutura da propriedade devem ser registradas com as informações da operação como data, fornecedor, ítens adquiridos com valores e respectivas quantidades. Para estes apontamentos, um PLANO DE CONTAS objetivo e simples é essencial. A classificação das despesas através do plano de contas, possibilita a geração de relatórios consolidados por período bem como a análise da evolução das despesas e receitas de quaisquer naturezas em comparação ao que foi planejado.

  • Apontando as atividades realizadas nas culturas

As atividades de manejo realizadas nas culturas, devem ser registradas, informando-se a data, o tipo de atividade realizada, extensão de área trabalhada em hectares, insumos e quantidades aplicadas bem como máquina e implemento usados na tarefa. O horímetro ao início e término da atividade devem ser também anotados.

  • Gerenciando os custos das máquinas

A gestão das máquinas é de extrema importância na propriedade agrícola, tanto pela parcela expressiva das mesmas nos custos de produção e também porque o gestor tem sobre estes custos capacidade de intervenção, o que não ocorre por exemplo com os custos dos insumos e preços de venda da produção.

Desta forma, um acompanhamento adequado das manutenções realizadas, combustível consumido e horas trabalhadas, são de extrema importância para detectar máquinas com custos acima do esperado e mesmo a má utilização de peças.

  • Administrando os estoques da fazenda

O estoque é dinheiro parado, é investimento. Desta forma, monitorar o estoque tem importância idêntica ao acompanhamento das contas de banco e caixa. É essencial fazer o registro do que entrou, do que saiu e para que finalidade, de forma a que se possa a qualquer momento, inventariar todos os ítens armazenados verificando se as quantidades disponíveis estão em conformidade com o esperado.

Com estes controles, fica facilitada a tarefa de detectar desperdícios e eventuais desvios dos ítens estocados.

  • Analisando

A partir dos registros diários da movimentação financeira , máquinas e estoques, poderemos então gerar relatórios com valores movimentados por conta do plano de contas, custos das máquinas com manutenção e combustível e respectivos custos por hora de operação e, naturalmente, aferir se os saldos e movimentações de insumos e peças no estoque correspondem ao esperado.

Estes resultados poderão ser comparados com os valores planejados sempre que possível de forma a que tendo havido desvios, as causas dos mesmos possam ser identificadas.

Colocamos aqui, como sugestão,  apenas um roteiro básico para a gestão financeira da fazenda. Na medida em que os controles evoluem, outras etapas podem ser agregadas de forma a aperfeiçoar estes controles como por exemplo a criação de planos de rateios para agregar aos custos de produção despesas administrativas e atividades de apoio realizadas na infraestrutura da propriedade.

O importante é começar mesmo que de forma mais simples a gerenciar as contas e atividades no dia a dia da propriedade. Pode-se começar com planilhas mas pela diversidade das informações, o ideal é usar um bom software de gestão, tratando de forma integrada os apontamentos.

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2017 chegou. Quais as resoluções de ano novo de sua empresa ?

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Depois de um ano de 2016 turbulento na economia e na política, chegamos finalmente em 2017.

É claro que o quadro econômica não se altera subitamente apenas por termos deixado para trás dezembro e entrarmos em janeiro. Porém não se pode negar que muito embora as perspectivas de recuperação da economia não sejam efusivamente otimistas, estima-se um crescimento modesto de 0.5% no ano, apenas o fato de termos pela frente crescimento ao invés de encolhimento, nos deixa em um clima geral um pouco mais leve que no início do ano passado.

Para as empresas, este início de ano é uma boa época para olhar para frente e definir estratégias para se reposicionar de forma a que na medida em que os mercados se recuperem, estas possam também ir em frente e recuperar o terreno perdido.

Com a  crescente competitividade em todos os segmentos, as ações para ampliação de mercados tem que se basear em custos cuidadosamente planejados para maximizar o retorno das ações e na eficácia de comunicação com clientes que estão boa parte do tempo interagindo nas redes.

Desta forma, algumas diretrizes dever sem analisadas com atenção :

O site da empresa está otimizado para aparecer bem colocados nas buscas ?

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O site é o cartão de visitas da empresa para o mundo.

Porém um site que não esteja bem colocado nas buscas do Google e demais buscadores, não terá utilidade. É importante que seus clientes potenciais possam chegar a sua empresa quando realizam suas pesquisas procurando pelos produtos e serviços que você oferece.

Para que isto aconteça, o site deve estar estruturado dentro de uma estratégia apropriada a favorecer a boa colocação do mesmo nas buscas. Este trabalho envolve a análise de toda a estrutura do site e de seu conteúdo a nível de textos, imagens, vídeos e etc.

É fundamental que o site seja responsivo de forma a que possa ser consultado de forma impecável através de celulares e tablets. Sites não responsivos são penalizados pelos buscadores e não terão chances de serem mostrados em boas colocações nos resultados das buscas.

Sua empresa sabe sabe conversar com seus clientes em tempo real ?

 

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As pessoas passam uma parte significativa de seu tempo interagindo nas redes sociais. Nestas redes estão oportunidades de interação seja para divulgar seus produtos e serviços, seja para interagir com clientes esclarecendo dúvidas ou evitando que reclamações localizadas sejam passadas a frente em cadeia com prejuízos a sua marca.

A presença da empresa de forma planejada e estratégica em redes como Facebook, Instagram, Tweeter e Youtube devem ser analisadas de forma criteriosa levando em conta a linguagem e ritmo de interação de cada uma além é claro do perfil de seus clientes a nível de interesses e faixa etária.

Muitas empresas se colocam nas redes de forma errada, vendo as mesmas pela visão do marketing tradicional e ao invés de interagirem com seus clientes potenciais, os abordam de forma indesejável fazendo panfletagem online.

Sua empresa realiza vendas online ?

 

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O mercado de compras online tem crescido de forma expressiva ano após ano independente de quaisquer fatores.

As estatísticas mostram em entre 64% e 90% dos consumidores antes de comprar, pesquisam primeiramente nas lojas online.

Sua empresa possui uma loja online bem estruturada ? Sua loja está bem colocada nas resultados dos buscadores quando seus clientes realizam pesquisas na Internet procurando produtos e serviços como os seus ?

O e-commerce no Brasil movimenta atualmente um volume financeiro de aproximadamente 5% do mercado de varejo físico. O espaço para crescimento portanto é muito grande e favorece aqueles que se posicionam primeiro.

Sua empresa usa e-mails para se comunicar com os clientes atuais e potenciais ?

 

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A utilização de e-mails é uma das formas mais eficazes de comunicação com seus clientes.

Para isto é importante tomar cuidados para que suas mensagens sejam recebidas e lidas com atenção e para isto é necessário obter a autorização prévia dos destinatários para envio das mesmas e também possibilitar que aqueles que desejarem, possam ser excluídos de suas listas de e-mails.

Enviar e-mails para divulgar novos produtos, aperfeiçoamentos em produtos existentes e outras informações que possam ser consideradas úteis pelos destinatários é uma forma eficiente e extremamente econômica de divulgar seus produtos e serviços reforçando a imagem de sua marca junto a seu público alvo.

Sucesso em 2017 !

 

 

Fim do Emissor Gratuito de NF-e. E agora ?

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Desde a fase inicial do processo de disseminação da implantação da nota fiscal eletrônica, um dos principais braços do SPED, a SEFAZ-SP, disponibilizou a todas as empresas, um software emissor de NF-e totalmente gratuito.

Desta forma, muitas empresas tiveram condições de começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas sem nenhum tipo de custo ou atualização de seus antigos softwares ainda não preparados para a emissão de NF-e.

Muito robusto mas não muito prático

O software da SEFAZ-SP, desenvolvido usando a linguagem Java, tinha características que o tornaram uma espécie de “fusquinha” emissor de NF-e, ou seja, era simples, muito popular e extremamente robusto. Isto, é claro, sem nenhum tipo de integração com as demais informações das empresas usuárias do mesmo.

Porém, ao contrário dos “fusquinhas” originais, não possuia manutenção de forma a que no caso de quaisquer problemas, seus usuários poderiam ficar em dificuldades caso houvesse dúvidas na elaboração de suas notas ou no caso de alguma NF-e ser rejeitada no momento de sua emissão.

Ao contrário também dos fusquinhas originais, o emissor da SEFAZ-SP, pecava pela falta de praticidade, sendo um software pouco indicado para empresas que tivessem a necessidade de emitir mais que poucas notas por dia.

Oportunidade para ganhos de produtividade

A necessidade de abandonar o emissor gratuito da SEFAZ-SP, é agora um fato consumado já que ele deixará de operar a partir de 01/01/2017.

Acreditamos porém que esta transição deverá ser vista pelas empresas como uma oportunidade de gerar ganhos de tempo da administração de seus processos internos associados a gestão das NF-e.

A adoção de softwares de mercado para emitir suas notas levará as empresas que até então utilizavam o emissor de SP, softwares de uma forma geral mais práticos que evitarão retrabalhos e possibilitarão de uma forma geral um esforço menor na emissão das notas.

Por outro lado, a emissão das notas fiscais, não é um fato isolado no dia a dia de nenhuma empresa e sim a ação final de uma ação de venda que se relaciona com uma série de processos internos que de uma forma ou de outra estão presentes no dia a dia de qualquer empresa por menor que seja o seu porte.

Vantagens de um software integrado

Tratar a emissão das NF-e de forma integrada com a geração de pedidos, faturamento, movimentações de estoques associadas, cadastros de produtos e clientes, etc, é a forma mais adequada de se trabalhar e é desta forma que ocorre em quaisquer softwares de gestão de boa qualidade.

Além do mais, em geral, os softwares de gestão integrados, também possem recursos para importar as informações dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas recebidas dos fornecedores de forma a agilizar o registro das notas de entrada no sistema.

Além disso, havendo qualquer dificuldade ao gerar suas NF-e, será possível usar o serviço de suporte do fornecedor para esclarecer dúvidas e sanar problemas.

Estes benefícios virão sim acompanhados de custos já que as empresas de software são remuneradas justamente pelos produtos que fornecem e pelos serviços, como os de suporte, associados a estes produtos.

Aqueles que até então utilizavam os serviços gratuitos do emissor fornecido pela SEFAZ-SP, poderão se beneficiar em muito de poder trabalhar com softwares integrados que possibilitarão ganhos de produtividade. Haverá ganho de tempo que poderá ser usado pelos empresários e seus funcionários nas atividades fim da empresa e na busca de novos clientes. Neste momento em que os primeiros sinais de recuperação da economia começam a aparecer é importante ter agilidade.

Nós da Paraná Sistemas, temos uma solução voltada para a gestão integrada com emissor de NF-e indicada para pequenas empresas, trata-se de software Gerente Total S/3 Plus – Emissor de NFe.

É um software compacto, de custo acessível que integra a emissão das notas com as etapas de venda como emissão de propostas comerciais, pedidos de venda e faturamento.Tudo associado as contas a receber, cadastro de clientes e de produtos.

O cadastro de produtos permite agregar fotos e descrições longas que possibilitam a utilização do mesmo em empresas cujos produtos necessitam de descrições mais longas para descrever adequadamente suas características e benefícios.

Convidamos voce para conhecer melhor este produto use este link.

 

 

Sua empresa se preocupa com SEO ? Nem sabe o que é? Deveria !

 

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Atualmente estamos todos, empresas e pessoas físicas boa parte do tempo vivendo em redes virtuais.

Atualmente estamos todos, empresas e pessoas físicas boa parte do tempo vivendo em redes virtuais.

Acessando a Internet todo o tempo seja para diversão, informação ou negócios.E, nas redes sociais para troca de informações, contato com amigos e também a trabalho.

No caso das empresas, estar em rede não é uma opção.É uma imposição de nossa realidade atual. Um cliente dentro de sua empresa, se informando sobre um produto com um vendedor, muitas vezes estará ao mesmo tempo, pesquisando aquele mesmo produto no celular que está em suas mãos, no qual está um concorrente oferecendo o mesmo produto, alí na sua frente, dentro de seu estabelecimento.

O cliente que por alguma razão, pegava o telefone e procurava o SAC das empresas para reclamar, cada vez mais vai fazer sua reclamação no Facebook, no Twitter ou postar um vídeo mostrando o defeito do produto que comprou em sua empresa, no YouTube para viralizar e deixar a empresa com poucas chances de defesa diante do furacão viral.

Todas as empresas estão na rede, seja de forma consciente, optando estratégicamente sobre como se posicionar, ou, de forma inconsciente, sendo levadas pelo acaso e pelas ações de seus concorrentes.

Quando tratamos do posicionamento estratégico da empresa na Internet, uma questão fundamental é se sua empresa é “visível” nos mecanismos de busca como Google, Bing e Yahoo.

Um site corporativo ou pessoal sem visitantes é como uma loja em um deserto.

Vamos imaginar que o principal produto comercializado por voce seja por exemplo “autopeças” e sua empresa esteja localizada na cidade de Curitiba. Quando um cliente for ao Google pesquisar por este tipo de produto, estando em Curitiba, ele poderá por exemplo digitar “Autopeças  Curitiba” na caixa de pesquisas do Google. Sua empresa aparecerá na relação de resultados ? Aparecerá na primeira página ? Em caso positivo, ótimo, as chances de que este cliente potencial click no link que leva a seu site será grande e quem sabe, poderá se tornar  um novo cliente.Um a mais entre os outros tantos que estão neste momento usando o Google e outros mecanismos de busca para procurar produtos e serviços como os que você comercializa.

Por outro lado, se sua empresa não estiver bem posicionada na lista de resultados do Google, sua carteira de clientes poderá estar neste momento deixando de ganhar um novo cliente ou, ainda pior, perdendo um cliente que acaba de conhecer seu concorrente e resolveu  fazer a compra com ele.

E o SEO , o que é afinal ?

SEO, a abreviatura de Search Engine Optimization, é um conjunto de técnicas e estratégias que visam favorecer um bom posicionamento do site nas listas de resultados apresentadas como resultado das pesquisas.

O objetivo das ações de SEO é fazer com que sua empresa apareça nos resultados das buscas antes de seus concorrentes favorecendo desta forma a captação de novos clientes a partir dos chamados resultados orgânicos de busca. Ou seja aqueles resultados que não envolvem o pagamento de espaço publicitário.

A lista do Google na qual são apresentados os resultados de uma pesquisa é chamada SERP ( Search Engine Results Page ) e as primeiras empresas que aparecem são aquelas que estão pagando para estar ali.

Por outro lado, quem pesquisa, tende a dar um crédito especial aquelas empresas que, logo abaixo dos resultados pagos, se colocam nos primeiros lugares dos resultados orgânicos ( não pagos ).Afinal, na opinião das pessoas, há uma espécie de mérito implícito para elas estarem ali. É consenso que há a percepção de uma dose extra de  credibilidade acompanhando estas empresas que são relacionadas sem estarem pagando por isto.

E como o SEO favorece um bom posicionamento das empresas na SERP ?

Não é nosso objetivo aqui ter um texto exaurindo o tema até porque sua complexidade não permite mas podemos enumerar alguns pontos que são relevantes na estratégia de SEO.

São eles :

  • O site deve ser bem estruturado de forma a proporcionar aos visitantes a possibilidade de navegar pelo mesmo de forma simples e intuitiva.
  • O site deve apresentar conteúdo relevante e se possível inédito que faça “valer a visita” aos visitantes.
  • O site deve ter seu conteúdo incorporando, de forma natural, as palavras chave ou variações das mesmas usadas pelos clientes potenciais quando estes utilizam os mecanismos de buscas.
  • Títulos das páginas e meta tags adequadamente preenchidas e contemplando uma estratégia de exposição das palavras chave citadas.
  • Páginas “leves”  que possam ser rapidamente carregadas tanto em computadores desktop quanto em dispositivos móveis.
  • Design do site adequado a utilização em dispositivos móveis com ótima experiência de uso na carga das páginas, layout se adequando ao dispositivo ( “design responsivo” ) e boa velocidade de carregamento.
  • Sites de empresas com reputação reconhecida em seu ramo com links apontando para uma ou mais de suas páginas e endossando assim a reputação de sua empresa no ramo em que atua.
  • A presença de sua empresa, através de perfil próprio em redes sociais como Facebook, Twitter, Google+, Linkedin e outras para com esta presença reforçar sua credibilidade e, através das interações com o público, como comentários favoráveis, replicação de seus conteúdos por terceiros e outras interações, endossar sua autoridade no segmento em que atua.
  • URLs ( os endereços das páginas ) legíveis do ponto de vista dos visitantes.
  • Mapa do site ( sitemap ) atualizado e disponível aos robôs que fazem o trabalho de pesquisa que possibilita ao Google classificar os mesmos entre bilhões de outros endereços.
  • Evitar páginas órfãs, às quais não se consegue chegar através de nenhum menu ou link interno, perdidas em meio as demais páginas do site.
  • Criar links internos possibilitando a navegação entre conteúdos relevantes no site.
  • O conteúdo deve ser legível,  bem redigido, sem erros ortográficos e de leitura agradável ao visitante.
  • O conteúdo deve utilizar sempre que possível, imagens, infográficos e vídeos publicados no YouTube.

Há outros pontos mais técnicos que não vamos enumerar aqui por não se enquadrar no escopo deste texto.

É importante saber que estima-se haver mais de 200 ítens em um site que são analisados pelo Google ao classificar o mesmo.

A imagem abaixo é resultado de um estudo realizado pela empresa Mediative, com a análise térmica dos pontos de interesse visual em uma página de resultados do Google ( S.E.R.P ).Em relação a estudos anteriores, percebeu-se que o exame da página foi se verticalizando como resultado da maior utilização dos celulares.Por outro lado, a zona de maior interesse foi se deslocando do topo da página para o início dos resultados orgânicos.

Por outro lado, os programas de classificação ( algorítmos ) evoluem constantemente havendo uma estimativa de que no caso do Google, são testadas anualmente mais de 500 variações de seu algorítmo de busca.

Assim, torna-se claro que é impossível a uma empresa normal, acompanhar passo a passo a evolução destes algorítmos de forma a adequar sua estratégia de SEO aos mesmos.

O importante é tomar conhecimento do que está por trás destes algoritmos a nível de filosofia de trabalho e procurar entender o que eles esperam do site de sua empresa quando determinam se a mesma deverá aparecer em primeiro ou em centésimo lugar nos resultados apresentados a quem pesquisa um produto ou serviço comercializado por você.

Atualmente é consenso de que o que se espera de sua empresa para que a mesma seja bem classificada nas buscas é, de forma resumida, ser capaz de entregar conteúdo relevante aos visitantes do site, que este conteúdo esteja de acordo com as palavras chave que levaram o visitante até ali e, por outro lado, que sua empresa seja “social”, sendo capaz de manter presença e se posicionar adequadamente nas redes sociais.

Desta forma, é fácil perceber que manter uma estratégia de SEO não é simplesmente uma tarefa que possa ser delegada “ao pessoal que faz o site”. É sim um trabalho que deve envolver várias áreas da empresa para fazer com que o site, sendo um cartão de visitas bem elaborado e rico em informações para os visitantes, possa se tornar uma ferramenta valiosíssima na captação de novos clientes.

É um trabalho contínuo, que requer planejamento, metas, monitoramento dos resultados, avaliações,  ajustes e disciplina nestas ações.Além é claro de capacidade analítica de forma a que os envolvidos tenham condições de, a partir de ferramentas como o Google Analytics, ter condições de interpretar as estatísticas de tráfego e a partir delas gerar ações de  aperfeiçoamento do trabalho.

É um trabalho que requer esforço , tempo e capacitação.Porém, ter o Google, entre outros, trabalhando para trazer clientes a sua empresa compensa largamente este esforço.

 

 

Qual a diferença entre Nota fiscal eletrônica e DANFE ?

É muito comum entre as empresas, independente do porte, haver confusão entre o que é uma nota fiscal eletrônica ( NFe ) e o que é o DANFE (Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica).

Esta falta de entendimento pode levar a problemas já que é comum por causa dela, a empresa armazenar os DANFE como se estivesse armazenando as NFe dentro do que é necessário pela legislação.

A NFe é um arquivo digital, em formato XML e que deve ser obrigatóriamente enviado, através de e-mail, pelo vendedor da mercadoria ao comprador da mesma. Este arquivo, tal como as antigas notas impressas, deve ser armazenado pelo prazo de 5 anos.

Já o DANFE, é um documento em papel, que deve acompanhar a mercadoria em seu trânsito desde o vendedor até as dependências do estabelecimento do comprador.

Desta forma, se a empresa estiver armazenando os DANFE ao invés de armazenar as NFe, estará potencializando problemas junto a fiscalização já que não estará de posse dos documentos que devem, pela legislação serem armazenados, que são os arquivos das NFe.

Em resumo :

  • A NFe é um arquivo, em formato XML que substitui as antigas notas fiscais impressas devendo como elas, serem armazenados dentro do previsto pela legislação.
  • O DANFE é um documento impresso que tem por objetivo acompanhar as mercadorias comercializadas desde o estabelecimento do vendedor até o estabelecimento do comprador.

A imagem abaixo mostra um modelo de DANFE :

Exemplo de DANFE
A imagem mostra um exemplo de DANFE

Muito além do BI

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O número de dados gerados nas empresas, e que estão à disposição delas em fontes externas, cresce de forma acelerada. Notas fiscais eletrônicas de entrada, cupons fiscais e outros documentos usados para cumprir demandas do governo geram as informações do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e muitas outras. Por isso há um acúmulo de novas informações geradas a partir das consolidações pelas quais esses documentos passaram em todo o processo. Tais dados podem ser somados àqueles oriundos das estatísticas de visitas ao website da empresa: quem são os visitantes do site? Qual a sua localização? Como chegaram até nós?

As redes sociais também são fontes preciosas de informação e importantes ferramentas de interação com clientes, fornecedores e parceiros. Até não muito tempo atrás, para comunicarem-se com os clientes, as empresas contavam apenas com os tradicionais SACs (Serviços de Atendimento ao Consumidor), recebendo ligações de forma passiva para só depois atuarem pela solução. Mas essa realidade vai ficando para trás.

É necessário que as empresas atuem de forma ativa nas redes sociais, que monitorem os clientes em busca da solução de problemas antes que eles tomem proporções indesejadas. Ao mesmo tempo é preciso colher informações e impressões que possam ser convertidas em novos negócios pela área comercial. Assim, um acompanhamento das manifestações do cliente em redes sociais como Facebook, Twitter, Foursquare e Instagram, feito por pessoal especializado, é essencial na descoberta de oportunidades e na previsão de demandas para que se haja antecipadamente, evitando que os problemas apareçam ou aumentem de tamanho.

Além daquelas fontes de dados que exemplifiquei, existem outras possibilidades. Os cartões de fidelidade, por exemplo, oferecem ao cliente benefícios em contrapartida à obtenção de cadastros. Os hábitos de consumo e bases de dados públicas, além de serviços de fornecimento de informações pagas, podem ajudar muito no enriquecimento de dados gerados internamente. Está comprovado que as empresas têm essas oportunidades, mas também sujeitam-se a riscos, ambos associados à imensidão de dados que as cercam. Mas quais tipos de oportunidades estão, mais precisamente, ao alcance delas?

Área fiscal e comercial

Com a progressiva implantação do SPED, o governo gerou para si mesmo um gigantesco poder de controle, no que diz respeito ao conhecimento, quase em tempo real sobre a realidade das empresas. Se, por um lado, as notas fiscais eletrônicas, o SPED Fiscal, EFD-Contribuições, SPED Contábil e e-Social significam a presença do governo de forma muito próxima no dia-a-dia das empresas e com ganhos significativos na arrecadação, também geram possibilidades que não devem ser ignoradas e desperdiçadas pelos contribuintes. O SPED agiliza a análise das informações para o governo, mas também gera um volume precioso de dados para as empresas. Até então, a disponibilidade dessas informações dependia quase exclusivamente dos softwares de gestão. Essa limitação deixou de existir, visto que as informações do SPED estão disponíveis a partir de layouts padrão, o que obrigou as empresas a organizarem-se para entregá-las. Ao mesmo tempo, o layout possibilitou a análise dos dados através de softwares de auditoria que podem gerar uma série de diagnósticos e prevenir problemas fiscais.

Oportunidades com a mineração de dados

É na área comercial que estão algumas das oportunidades mais interessantes quando os dados disponíveis são utilizados como matéria-prima para a geração de conhecimento útil. O bom aproveitamento desses dados, porém, não é possível através do exame de relatórios ou análises convencionais, já que estamos falando de grandes quantidades de dados, com relevante diversidade entre si. Um supermercado típico, por exemplo, terá em seus tickets dezenas de milhares de produtos, em milhares de transações sendo realizadas todos os dias. São necessárias técnicas especiais para gerar informações relevantes partir desse volume de dados. Tais informações não denotam utilidade alguma a não ser mediante o uso de técnicas que compõem a “mineração de dados” ou data mining. O data mining faz parte de um processo maior, chamado KDD – Knowledge-Discovery in Databases. Esse processo é uma sequência de vários passos que envolve preparação de dados, pesquisa de padrões, avaliação de conhecimento e refinamento, envolvendo interação e modificação.

“É na área comercial que estão algumas das oportunidades mais interessantes quando os dados são utilizados como matéria-prima para a geração de conhecimento útil”

No âmbito da mineração de dados várias técnicas de análise estão disponíveis, dependendo dos objetivos a serem alcançados. Neste artigo, me refiro ao objetivo de dar aos clientes algo além das análises convencionais, realizadas por meio dos clássicos relatórios e ferramentas de BI (Business Intelligence). Estas, de uma forma geral, estão concentradas apenas em analisar fatos passados. Aqui em nosso contexto a chave é a “análise preditiva”, que nada mais é do que possibilitar, a partir de padrões de comportamento dos consumidores, consumo e outros padrões conhecidos, prever o futuro com níveis satisfatórios de certeza para aplicação a novas situações.

Clusters e árvores de decisão

Vamos supor que sua empresa queira fazer uma campanha de vendas para um determinado produto e que ela atingirá 300 mil clientes, cujos dados estão em sua base de dados. Antes de iniciar a campanha, um levantamento mostrará que a maior parte dos clientes que já adquiriram o produto é composta por homens com renda entre seis e sete salários mínimos, idade entre 35 e 40 anos, moradores da região sul da cidade.

Fundamentado em tais informações, geradas por um algoritmo de “árvore de decisão”, o processo de mineração de dados irá analisar a base de informações de 300 mil nomes e apontar aqueles com maior chance de se tornarem compradores, ou seja, muito semelhantes ao “comprador típico”. Provavelmente, com essa estratégia a campanha de vendas terá mais eficácia e menos custos. Em vez de tentarmos atingir todo o cadastro, nos concentraremos em um público menor, com chances de resposta positiva muito maior.

Análise de cesta de produtos

A propósito, um caso bastante conhecido é aquele em que uma importante rede de supermercados constatou uma relação interessante entre as vendas de fraldas e de cervejas nos finais de semana, à noite. Essa constatação foi obtida com a análise de milhares de tickets de vendas e com o uso de algoritmos computacionais, para descobrir padrões impossíveis de serem observados em análises não automáticas e não especializadas. A partir daquela constatação saiu-se em busca de informações que permitissem explicar a relação entre as fraldas e a cerveja.

Descobriu-se que, quando as fraldas acabavam nos fins de semana, era o marido quem ia ao mercado comprá-las, na maior parte dos casos. Aproveitando a saída, os papais também repunham seu estoque de cerveja. A partir daí o supermercado passou a disponibilizar fraldas e cervejas em gôndolas mais próximas, favorecendo a visualização e, consequentemente, a venda do produto.

Outro exemplo corriqueiro desse tipo de abordagem pode ser observado em sites de comércio eletrônico: ao manifestar a intenção de compra de um produto o comprador em potencial recebe sugestões de outros itens, os quais também foram adquiridos por quem comprou o produto em questão anteriormente. Assim, aumenta-se a chance do internauta adquirir mais de um produto ou de não sair dali sem levar alguma coisa.

Redes neurais

As redes neurais são algoritmos computacionais que buscam recriar, mesmo que de forma menos complexa, a estrutura básica do cérebro humano, através de neurônios artificiais modelados por um software. Conectados entre si, esses neurônios são capazes de “aprender” com repetitivos processos de leitura de padrões de dados conhecidos. A partir daí eles se credenciam a dar respostas a novas situações.

Exemplos clássicos do uso das redes neurais são as avaliações de crédito em bancos e a detecção de fraudes em cartões de crédito. Diante de uma tentativa de compra feita com cartão, sistemas desse tipo avaliam se parâmetros como o horário, valor, localização e outros estão dentro dos padrões esperados para o portador do crédito. Um comportamento fora dos padrões pode definir o bloqueio da compra ou gerar um telefonema de confirmação, por parte da administradora do cartão, ao titular. O procedimento evita, por fim, operações de compra fraudulenta.

Ao leitor, citei apenas três exemplos de algoritmos (análise de cesta de produtos, árvores de decisão e redes neurais). Mas há uma quantidade bastante ampla deles, visando a suprir necessidades variadas no processo de mineração de dados. Dependendo da necessidade, pode-se aplicar mais de uma dessas soluções ao mesmo tempo para obter uma estratégia ainda mais aprimorada.

O que vem por aí

O universo de dados disponíveis tende a aumentar cada vez mais. Um exemplo é a chamada “internet das coisas”. Equipamentos de todos os tipos, tais como geladeiras, fogões, sensores residenciais e automóveis irão gerar informações e comunicar-se de forma contínua com seus proprietários através de smartphones e outros aparelhos. Nos Estados Unidos já existem seguradoras que instalam sensores nos automóveis dos clientes para definir o valor da apólice mediante os padrões de condução detectados.

Outra tendência muito forte é a da utilização de ferramentas e algoritmos que possibilitem a análise de informações de bancos de dados internos, redes sociais e meios de informação em geral, em tempo real, possibilitando a geração de conclusões com base no conjunto dos dados obtidos. Por exemplo: um empresário constata que suas lojas apresentam queda de 20% nas vendas sem razão aparente. Um desses sistemas de análise conclui que há deficiência na assistência técnica por conta de um número anormal de chamados abertos no CRM (Customer Relationship Management). Também conclui que os chamados com prazo longo para a solução consistem em número preocupante. Detecta, ainda, um número de reclamações acima do padrão em sites de consumidores insatisfeitos, como o “Reclame Aqui”, e a alta incidência de comentários desfavoráveis no Twitter. Somando-se a isto, o empresário obtém notícias de que um importante concorrente abriu nova filial, próxima à sua maior loja, com promoções e preços abaixo da média praticada pelo seu estabelecimento. Esse exemplo demonstra todo um cenário desfavorável, mas, nele, o empresário possui todas as informações necessárias para um diagnóstico preciso da situação, o que possibilita a criação de novas estratégias.

É fortíssima, também, a tendência do aparecimento das smart-machines ou “máquinas inteligentes”. A IBM criou uma divisão especial para possibilitar o surgimento de um ecossistema de serviços através do Watson, um computador com “processamento cognitivo”. Esse computador venceu provas de conhecimentos gerais nos EUA, competindo diretamente com humanos. Atualmente ele é usado como ferramenta de apoio em tratamentos médicos de alta complexidade, como o do câncer. Esse tipo de computador é capaz de absorver quantidades imensas de dados e gerar conhecimento em um nível de inteligência elevadíssimo, levando as possibilidades de utilização dos dados a níveis até agora desconhecidos. São máquinas que poderão trabalhar como assistentes de profissionais humanos e, em muitos casos, substituí-los. O impacto não será restrito a profissões menos sofisticadas e tende a ameaçar profissionais das mais diversas áreas. Há estimativas prevendo que 90% dos empregos como conhecemos hoje serão afetados ou desaparecerão nos próximos 15 a 20 anos.

Fica a constatação de que as empresas serão forçadas a olhar para seus dados como uma valiosa e indispensável matéria-prima, um componente para a tomada de decisões estratégicas e essenciais para o sucesso no mercado. Aquelas que não o fizerem terão de lidar apenas com as ameaças, sem usufruir das crescentes oportunidades ao alcance delas.

“As empresas serão forçadas a olhar para seus dados como matéria-prima indispensável. Quem não o fizer terá de lidar apenas com as ameaças, sem usufruir das oportunidades.”